Het is een frustratie die veel ondernemers herkennen: je team is de hele dag druk bezig, maar op het einde van de dag blijft het gevoel hangen dat er te weinig écht werk is verzet.
Taken schuiven door naar morgen. Kleine fouten sluipen binnen. En medewerkers geven zelf aan dat ze moeite hebben om zich te concentreren.
Dat is geen individueel probleem. Het is een structureel probleem.
Uit verschillende studies blijkt dat een gemiddelde werknemer slechts een beperkt deel van zijn werkdag écht gefocust kan werken. De rest van de tijd gaat verloren aan onderbrekingen, taakwissels en reactief werk. En net daar wringt het schoentje in veel KMO’s.
De echte reden waarom focus verdwijnt
We denken vaak dat een gebrek aan focus te maken heeft met motivatie of discipline. In realiteit ligt de oorzaak meestal ergens anders: de manier waarop werk georganiseerd is.
Een medewerker die geconcentreerd bezig is, en plots wordt onderbroken door een telefoontje of een vraag van een collega, verliest niet alleen dat moment. Onderzoek van Gloria Mark (University of California, Irvine) toont aan dat het gemiddeld meer dan 23 minuten duurt voordat iemand na een onderbreking opnieuw volledig gefocust is op zijn oorspronkelijke taak.
Dat betekent dat één korte onderbreking een veel grotere impact heeft dan we denken.
Maar het gaat nog verder. Onderzoek van Sophie Leroy (University of Minnesota) toont aan dat we bij het wisselen tussen taken last hebben van “attention residue”. Een deel van onze aandacht blijft hangen bij de vorige taak, waardoor we nooit meteen volledig gefocust zijn op wat we daarna doen.
Met andere woorden: zelfs als iemand meteen weer verder werkt, is de focus nog niet terug op niveau.
De cultuur van “even snel bellen”
Eén van de grootste, maar vaak onderschatte stoorzenders is telefonie.
In veel KMO’s is bellen de standaard manier van communiceren. Het voelt snel, direct en efficiënt. Maar dat is het niet altijd.
Een telefoontje heeft namelijk één groot nadeel: het is onmiddellijk en onvermijdelijk.
Je kan het niet negeren zonder sociaal ongemak. Je moet opnemen, luisteren, reageren.
En net daardoor haalt het iemand volledig uit zijn concentratie.
De realiteit is simpel:
De meeste telefoons zijn niet dringend. Maar ze worden wel als dringend behandeld.
Wat als je dat omdraait?
Wat als je binnen je bedrijf de afspraak maakt dat bellen enkel gebeurt wanneer het écht niet anders kan? Wanneer iets tijdkritisch is. Wanneer wachten geen optie is.
Want laten we eerlijk zijn: tenzij het brandt, zijn die situaties zeldzaam.
Multitasking: de stille productiviteitskiller
Wat vaak volgt op al die onderbrekingen, is multitasking. Medewerkers proberen meerdere dingen tegelijk op te lossen om “bij te blijven”.
Maar dat werkt averechts.
Onderzoek van Clifford Nass (Stanford University) toont aan dat mensen die vaak multitasken net slechter presteren. Ze hebben meer moeite om zich te concentreren, zijn sneller afgeleid en filteren minder goed wat echt belangrijk is.
Wat productief voelt, is dat in werkelijkheid niet.
Diep werk vs. druk bezig zijn
De Amerikaanse auteur Cal Newport beschreef dit probleem treffend met het concept “deep work”: periodes waarin je ongestoord en met volledige concentratie werkt aan cognitief veeleisende taken.
Dat is exact het soort werk dat waarde creëert in een onderneming:
strategisch nadenken, problemen oplossen, kwaliteit leveren.
Maar deep work kan alleen bestaan in een omgeving waar onderbrekingen beperkt zijn.
In veel KMO’s gebeurt net het tegenovergestelde. Medewerkers springen van taak naar taak, van gesprek naar gesprek. Ze zijn de hele dag bezig, maar zelden echt gefocust.
Het verschil tussen die twee is enorm:
druk bezig zijn voelt productief, maar gefocust werken ís productief.
Wat gebeurt er als je wél ruimte creëert voor focus?
Bedrijven die bewust inzetten op minder onderbrekingen zien vaak snel resultaat.
Wanneer medewerkers langere blokken ongestoord kunnen werken, stijgt niet alleen de snelheid, maar vooral de kwaliteit van hun werk. Er worden minder fouten gemaakt, en de werkdruk daalt omdat taken niet telkens opnieuw moeten worden opgepakt.
Opvallend is dat dit vaak geen grote ingrepen vraagt. Kleine veranderingen in communicatie maken al een groot verschil.
Bijvoorbeeld: minder interne telefoons.
Niet omdat bellen slecht is, maar omdat het te vaak wordt ingezet voor zaken die perfect asynchroon kunnen verlopen.
Het begint bij duidelijke keuzes
Focus komt niet vanzelf. Het is het resultaat van keuzes die je als organisatie maakt.
Kies je voor constante bereikbaarheid, of voor efficiëntie?
Kies je voor onmiddellijke reacties, of voor doordacht werk?
Voor veel KMO’s ligt de oplossing niet in complexe tools of dure trajecten. Vaak zit de winst in eenvoudige afspraken en een andere manier van kijken naar communicatie.
Misschien is de belangrijkste vraag die je jezelf kan stellen:
Moet dit nu echt meteen?
Tot slot
In een wereld waarin alles sneller en directer lijkt te moeten, wordt focus een schaars goed. Net daarom is het een competitief voordeel.
KMO’s die erin slagen om hun medewerkers te beschermen tegen constante onderbrekingen, bouwen aan iets wat moeilijk te kopiëren is: rust, kwaliteit en efficiëntie.
En soms begint dat met een kleine, maar krachtige verandering:
Minder bellen.
Meer vertrouwen dat niet alles onmiddellijk moet.
Want tenzij het brandt…
kan het meestal wachten.
